PENDAHULUAN
Salah satu upaya untuk meningkatkan kinerja suatu perusahaan/organisasi adalah dengan cara menerapkan Good Corporate Governance (GCG). Penerapan Good Corporate Governance (GCG) merupakan pedoman bagi Dewan Komisaris dan Direksi dalam membuat keputusan dan menjalankan tindakan dengan dilandasi moral yang tinggi, kepatuhan kepada peraturan perundang-undangan yang berlaku serta kesadaran akan adanya tanggung jawab sosial perseroan terhadap pihak yang berkepentingan (stakeholders) secara konsisten.

Maksud dan tujuan penerapan Good Corporate Governance di Perusahaan adalah sebagai berikut:

1.      Memaksimalkan nilai Perusahaan agar memiliki daya saing yang kuat, baik secara nasional maupun internasional, sehingga mampu mempertahankan keberadaannya dan hidup berkelanjutan untuk mencapai maksud dan tujuan Perusahaan;

2.      Mendorong pengelolaan Perusahaan secara profesional, efisien dan efektif, serta memberdayakan fungsi dan meningkatkan kemandirian Organ Perusahaan;

3.      Mendorong agar manajemen Perusahaan dalam membuat keputusan dan menjalankan tindakan dilandasi nilai moral yang tinggi dan kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan, serta kesadaran akan adanya tanggung jawab sosial Perusahaan terhadap stakeholders maupun kelestarian lingkungan di sekitar Perusahaan;

4.      Meningkatkan kontribusi Perusahaan terhadap perekonomian nasional;

5.      Meningkatkan iklim yang kondusif bagi perkembangan nilai investasi Perusahaan.

Kebijakan yang mendasari implementasi Good Corporate Governance adalah sebagai berikut :

1.      Keputusan Bersama Dewan Komisaris dan Direksi PT Pos Indonesia (Persero) Nomor 287/DEKOM/1223 dan Nomor KD.89/DIRUT/1223 tanggal  26 Desember 2023 tentang Tata Kelola Perusahaan.

Keputusan Bersama tersebut telah merangkum Keputusan Bersama tentang :

a.      Panduan Penerapan GCG

b.      Board Manual

c.       Etika Bisnis dan Tata Perilaku (Code Of Conduct) Insan Pos Indonesia

d.      Pedoman Penangan Benturan Kepentingan

e.      Pedoman Pengendalian Gratifikasi

f.        Whistle Blowing System (WBS)

g.      Sistem Manajemen Anti penyuapan (SMAP)

h.      Kebijakan Anti Fraud

i.        Laporan Harta Kekayaan Penyelenggara Negara (LHKPN)

PANDUAN PENERAPAN GCG

PT Pos Indonesia (Persero) bertekad akan menerapkan prinsip-prinsip GCG dalam seluruh aktivitasnya. Komitmen ini ditegaskan karena diharapkan penegarapan GCG akan memberikan manfaat bagi Perusahaan dan seluruh stakeholders-nya, antara lain berupa:

1.      Meningkatnya kinerja Perusahaan melalui terciptanya proses pengambilan keputusan yang baik dan transparan

2.      Meningkatkan efisiensi operasional Perusahaan serta lebih meningkatkan pelayanan kepada stakeholders

3.      Mempermudah diperolehnya dana pembiayaan karena kepercayaan kreditur yang lebih tinggi terhadap Perusahaan

4.      Meningkatkan kepercayaan investor untuk menanamkan modalnya

5.      Meningkatkan Corporate Image, kepuasan pelanggan dan stakeholders lain.

Untuk menjamin penerapan prinsip-prinsip GCG secara konsisten dan terukur, PT Pos Indonesia (Persero) menyusun GCG Code yang merupakan acuan kerja bagi Dewan Komisaris, Direksi, dan seluruh karyawan PT Pos Indonesia (Persero). Dengan demikian diharapkan seluruh proses kerja dapat memiliki standar yang tinggi dan sesuai dengan prinsip-prinsip GCG, yaitu:

1.      Transparency (Transparansi)

2.      Accountability (Akuntabilitas)

3.      Responsibility (Pertanggungjawaban)

4.      Independency (Kemandirian)

5.      Fairness (Keadilan)

GCG Code PT Pos Indonesia dirumuskan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku, visi dan misi Perusahaan serta praktik-praktik terbaik GCG.

Visi, Misi, dan Tata Nilai Perusahaan :

1.      Purpose Perusahaan adalah membangun bangsa yang lebih berdaya saing dan sejahtera

2.      Visi Perusahaan adalah menjadi postal operator, penyedia jasa kurir, logistic dan keuangan paling kompetitif

3.      Misi Perusahaan adalah bertindak efektif untuk mencapai performance terbaik.

4.      Persyaratan utama (keywords) untuk mencapai Visi dan Misi Perusahaan adalah:

 a.      Memberikan produk yang relevan sesuai kebutuhan pasar

b.      Memberikan jasa layanan yang prima

c.       Menjalankan proses bisnis secara efisien

d.      Membangun solusi teknologi yang prima dan human capital yang handal

e.      Memperkuat sistem pengendalian internal, governance, dan manajemen risiko untuk mencapai target kematangan yang memadai untuk mengamankan pencapaian tujuan perusahaan.

Tata Nilai Perusahaan terwujud dalam nilai-nilai AKHLAK yang menjadi koridor dalam menjalankan bisnis untuk melaksanakan tanggung jawab dan tugas yang bermartabat, menyumbangkan tenaga dan pikiran demi mewujudkan tujuan perusahaan. Perusahaan menjunjung dan menerapkan nilai-nilai sebagai berikut:

1.      Amanah           : Memegang teguh kepercayaan yang diberikan

2.      Kompeten        : Terus belajar dan mengembangkan kabapilitas

3.      Harmonis        : Saling peduli dan menghargai perbedaan

4.      Loyal                : Berdedikasi dan mengutamakan kepentingan bangsa dan negara

5.      Adaptif            : Terus berinovasi dan antusias dalam menggerakkan ataupun menghadapi perubahan

6.      Kolaboratif      : Membangun kerja sama yang sinergis

Pada Panduan Penerapan GCG diatur juga Proses Corporate Governance seperti:

a.      Program Pengenalan Anggota Dewan Komisaris dan Direksi Baru

b.      Rencana Jangka Panjang Perusahaan (RJPP)

c.       Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP)

d.      Pendelegasian Wewenang RUPS, Dewan Komisaris, dan Direksi

e.      Pengelolaan Sumber Daya Manusia

f.        Integritas dalam Aktivitas Bisnis

g.      Data Perusahaan, Kerahasiaan, dan Keterbukaan Informasi

h.      Penyelewengan dan Benturan Kepentingan

i.        Pengelolaan Kegiatan Pemasaran

j.        Manajemen Risiko

k.       Tata Kelola Teknologi Informasi

l.        Pengelolaan Keuangan

m.    Pengadaan Barang dan Jasa

n.      Manajemen Mutu

o.      Sistem Penilaian Kinerja dan Remunerasi

p.      Sistem Audit

q.      Pengendalian Gratifikasi

r.       Pelaporan atas Dugaan Penyimpangan pada Perusahaan

s.       Pelaporan Harta Kekayaan Penyelenggara Negara bagi Dewan Komisaris, Direksi, Pejabat Setingkat dan Dua Tingkat di Bawah Direksi

t.        Tim Sosialisasi, Pelaksanaan, dan Evaluasi GCG

u.      Pengaturan untuk Anak Perusahaan (Subsidiary Governance) dan/atau Perusahaan Patungan

v.       Pelaporan

w.    Tanggung Jawab Sosial Perusahaan

x.       Keselamatan, Kesehatan Kerja, dan Lindungan Lingkungan (K3LL)

y.       Pengelolaan Aset

z.       Penelitian dan Pengembangan

BOARD MANUAL

Board Manual adalah naskah yang menjelaskan secara garis besar hal-hal yang berkenaan dengan struktur organ Direksi dan organ Dewan Komisaris serta proses hubungan fungsi organ Direksi, organ Dewan Komisaris dan antara kedua organ Perseroan tersebut.

Board Manual ini merupakan salah satu soft structure Good Corporate Governance (GCG), sebagai penjabaran dari Pedoman Tata Kelola Perusahaan (Code of Corporate Governance) yang mengacu pada ketentuan perundangan yang berlaku dan Anggaran Dasar Perseroan.

Susunan anggota Komisaris terdiri dari :

1.      Komisaris Utama

2.      Anggota Komisaris

Organ pendukung Dewan Komisaris terdiri dari :

1.      Komite Audit

2.      Komite Nominasi dan Remunerasi

3.      Sekretaris Dewan Komisaris

4.      Komite Pemantau Manajemen Risiko Usaha dan Investasi

5.      Komite lainnya apabila diperlukan.

Susunan anggota Direksi PT Pos Indonesia (Persero) terdiri dari :

1.      Direktur Utama

2.      Direktur Keuangan dan Manajemen Risiko

3.      Direktur Human Capital Management

4.      Direktur Operasi dan Digital Services

5.      Direktur Bisnis Jasa Keuangan

6.      Direktur Bisnis Kurir dan Logistik

7.      Direktur Business Development dan Portfolio Management

Organ pendukung Direksi terdiri dari:

1.      Sekretaris Perusahaan

2.      Satuan Pengawas Intern (SPI)

Board Manual ini merupakan naskah kesepakatan antara Dewan Komisaris dan Direksi dengan tujuan:

1.      Menjadi pedoman tentang tugas pokok dan fungsi kerja masing-masing organ

2.      Meningkatkan kualitas dan efektivitas hubungan kerja antar organ

3.      Menerapkan asas-asas GCG yakni transparansi, akuntabilitas, responsibilitas, independensi, dan keadilan.

Pada Board Manual diatur tata laksana hubungan kerja Dewan Komisaris dan Direksi yang berupa Pertemuan Formal, Pertemuan Informal, Komunikasi Formal, dan Komunikasi Informal. Kegiatan antar organ perseroan seperti Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) juga diatur dalam Board Manual ini.

PEDOMAN ETIKA BISNIS DAN PERILAKU (CODE OF CONDUCT)

Pedoman Etika Bisnis dan Tata Perilaku (Code of Conduct) Insan Pos Indonesia merupakan penjabaran dari kaidah-kaidah GCG. PT Pos Indonesia (Persero) berkomitmen untuk melaksanakan praktik-praktik GCG sebagai bagian dari bisnis untuk pencapaian visi dan misi Perusahaan. Code of Conduct ini merupakan salah satu wujud komitmen tersebut dalam menjabarkan Tata Nilai Dasar PT Pos Indonesia (Persero) ke dalam interpretasi perilaku yang terkait dengan etika bisnis dan tata perilaku.

Etika Bisnis dan Tata Perilaku ini disusun untuk menjadi acuan perilaku bagi Dewan Komisaris, Direksi, dan seluruh karyawan sebagai Insan Pos Indonesia dalam mengelola Perusahaan guna mencapai purpose, visi, misi, dan tujuan Perusahaan.

Code of Conduct memuat beberapa hal berikut:

1.      Standar Etika Bisnis

2.      Standar Tata Perilaku

3.      Penerapan dan Penegakan

4.      Pelanggaran dan Sanksi

5.      Penjelasan Pernyataan Insan Pos Indonesia

Penerapan Etika Bisnis dan Tata Perilaku ini dimaksudkan untuk :

1.      Mengidentifikasi nilai-nilai dan standar etika selaras dengan visi dan misi Perusahaan

2.    Menjabarkan tata nilai sebagai landasan etika yang harus diikuti oleh Insan Pos Indonesia dalam menjalankan tugas

3.   Menjadi acuan perilaku Insan Pos Indonesia dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab masing-masing dan berinteraksi dengan stakeholders Perusahaan

4.     Menjelaskan secara rinci standar etika agar Insan Pos Indonesia dapat menilai bentuk kegiatan yang diinginkan dan membantu memberikan pertimbangan jika menemui keragu-raguan dalam bertindak.

Dalam Code of Conduct diatur Standar Etika Bisnis, di antaranya adalah:

1.      Etika Perusahaan tentang Integritas dalam Aktivitas Bisnis Setiap Pekerja

2.      Etika Perusahaan dengan Pemegang Saham

3.      Etika Perusahaan dengan Karyawan (Hubungan Industrial)

4.      Etika Perusahaan dengan Konsumen

5.      Etika Perusahaan dengan Pesaing

6.      Etika Perusahaan dengan Penyedia Barang dan Jasa

7.      Etika Perusahaan dalam Sistem Pengadaan dan Kontrak Pekerjaan

8.      Etika Perusahaan dengan Mitra Kerja

9.      Etika Perusahaan dengan Kreditur/Investor

10.  Etika Perusahaan dengan Pemerintah

11.  Etika Perusahaan dengan Masyarakat

12.  Etika Perusahaan dengan Media Massa

13.  Etika Perusahaan dengan Pengelolaan Lingkungan

14.  Etika Perusahaan dengan Organisasi Profesi

Standar Tata Perilaku mengatur tentang:

1.      Etika Kerja Sesama Insan Pos Indonesia

2.      Etika Kerja antara Atasan dengan Bawahan

3.      Etika Menghindarkan Diri dari Penyuapan

4.      Menjaga Kerahasiaan Data dan Informasi Perusahaan

5.      Menjaga Harta Perusahaan

6.      Menjaga Keamanan, Kesehatan, dan Keselamatan Kerja Karyawan

7.      Mencatat Data dan Integritas Laporan Keuangan

8.      Menghindari Benturan Kepentingan dan Penyalahgunaan Jabatan

9.      Keterlibatan dalam Politik

10.  Pernyataan Palsu, Klaim Palsu dan Konspirasi

11.  Larangan Menerima Gratifikasi

12.  Menerima Hadiah/Cinderamata dan Entertainment

13.  Larangan Memberi Gratifikasi

14.  Memberi Hadiah/Cinderamata dan Entertainment

15.  Penyalahgunaan Narkotika dan Obat Terlarang (Narkoba) dan Minuman Keras (Miras)

16.  Penghormatan kepada Hak Intelektual

Penerapan dan Penegakan mengatur tentang:

1.      Organisasi

2.      Penegakan Etika Bisnis dan Tata Perilaku

3.      Sosialisasi dan Internalisasi

4.      Pembaruan/Revisi Etika Bisnis dan Tata Perilaku

5.      Pelaporan

PEDOMAN PENGENDALIAN GRATIFIKASI

Tujuan dari penyusunan pengendalian gratifikasi adalah untuk memberikan arah dan acuan bagi seluruh Insan Pos Indonesia yang berkenaan dengan penerimaan, pemberian, dan/atau permintaan gratifikasi, agar terlaksananya tata kelola Perusahaan yang baik dan bersih dari korupsi.

Pada Pedoman Pengendalian Gratifikasi dideskripsikan beberapa kategori gratifikasi beserta perlakuan tehadap penerimaan gratifikasi berdasarkan jenis penerimaan gratifikasi.

Penerimaan Gratifikasi terdiri dari:

1.      Penerimaan Gratifikasi yang diaanggap suap

2.      Penerimaan Gratifikasi dalam kedinasan

3.      Penerimaan Gratifikasi bukan suap dan bukan kedinasan

Pada Pedoman Pengendalian Gratifikasi dideskripsikan juga mengenai pemberian gratifikasi yang diperkenankan, persyaratan pemberian yang diperkenankan, perlakuan terhadap pemberian yang tidak memenuhi persyaratan.

Selain itu dideskripsikan pula terkait standar nilai yang wajar dalam penerimaan, pemberian atau pemanfaatannya yang berupa pemberian fasilitas atau barang yang bukan dianggap suap.

Bagian GCG dan Compliance ditunjuk sebagai pengelola gratifikasi. Unit Pengelola Gratifikasi (UPG) dilaksanakan oleh karyawan yang ditunjuk oleh Perusahaan berdsarkan Surat Keputusan Direksi.

Proses pelaporan pengendalian gratifikasi dan sanksi atas pelanggaran juga diatur dalam Panduan ini.

WHISTLEBLOWING SYSTEM (WBS)

1.      Whistleblowing System yang selanjutnya disebut WBS adalah system yang mengelola pengaduan/pengungkapan mengenai perilaku melawan hukum, perbuatan tidak etis/tidak semestinya, secara rahasia, anonym, dan mandiri (independent) yang digunakan untuk mengoptimalkan peran serta Insan Pos dan mitra kerja dalam mengungkap Pelanggaran yang terjadi di lingkungan Perusahaan.

2.      WBS dilaksanakan dalam upaya untuk mencegah tindak pidana Korupsi dan Pelanggaran peraturan Perusahaan serta memastikan agar GCG dijalankan

3.      Salah satu cara paling efektif untuk mencegah dan memerangi praktik yang bertentangan dengan GCG adalah melalui mekanisme Pelaporan Pelanggaran

4.      WBS dilaksanakan secara efektif agar jumlah Kecurangan yang berhasil dideteksi meningkat dan waktu penindakannya lebih singkat dibandingkan dengan cara lainnya dengan tujuan jumlah Kecurangan berhasil dikurangi

5.      WBS dilaksanakan untuk memberikan pedoman kepada seluruh Insan Pos atas diketahuinya tindak pidanan Korupsi, Kecurangan dan/atau Pelanggaran terhadap Perusahaan untuk melaporkan kepada Pengadministrasi WBS

6.  WBS dilaksanakan untuk memberikan pedoman pimpinan Perusahaan, sehingga memiliki kesempatan untuk mengatasi permasalahan secara internal lebih dulu, sebelum permasalahan tersebut merebak ke ruang public yang dapat mempengaruhi reputasi Perusahaan

7.      WBS harus menjadi pedoman bagi seluruh Insan Pos dalam menindaklanjuti terjadinya Pelaporan Pelanggaran yang dapat dipertanggungjawabkan (accountable)

8.      Saluran WBS yang bisa dikunjungi untuk pengaduan terkait perilaku melawan Hukum, perbuatan tidak etis / tidak semestinya dapat dilaporkan melalui :

a.      Website : https://wbs.posindonesia.co.id

b.      Email : wbs@posindonesia.co.id

c.       Telephone : 021-3521205

d.      Whatsapp / Telegram : 08119155664

Surat ditujukan kepada : Komite Audit Dewan Komisaris PT Pos Indonesia (Persero),  Gedung Pos Ibukota, Jl Gedung Kesenian No 2 Lantai 2 Jakarta 10710